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Thema: Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Unterlagen wie ist es richtig?

  1. #1
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    Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Unterlagen wie ist es richtig?

    Nachdem ich schon verschiedene Abhandlungen im Internet gelesen habe, ist mir immer noch nicht ganz klar, was man als Gewerbetreibender (EÜR) wie lange aufheben muß.
    Am 1.1.2012 konnten doch eigentlich alle Unterlagen bis einschließlich 31.12.2001 entsorgt werden, da über 10 Jahre alt. Nun wurde aber die Steuererklärung 2001 beispielsweise erst Ende 2002 abgegeben und der Bescheid gar erst Anfang 2003 erstellt.
    Also kann man alle Rechnungen, Kontoauszüge etc. von 2001 wegwerfen, muß aber Steuererklärung/ Bescheid für 2001 noch aufheben, da erst 2002 bzw. 2003 erstellt? Oder kann alles weg oder muß man trotzdem alles samt Rechnungen+Kontoauszügen aus 2001 noch 1 (oder 2?) Jahre aufheben?

  2. #2
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    einen Steuerbescheid aufzubewahren ohne die dazugehörigen Unterlagen macht keinen Sinn - wichtig wäre doch bei einer Rückfrage, welche Zahlen eingeflossen sind - den reinen Steuerbescheid hat doch auch das FA - also wenn Bescheid erst 2003 gekommen ist, beginnen die 10 Jahre 1.1.2004!

    tante

  3. #3
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    vielen Dank, das klingt eigentlich logisch. Hatte zuvor im Netz verschiedene Darstellungen auf Steuerfachseiten gelesen, deswegen bin ich irritiert. Einmal stand z.B. da, das die 10 Jahresfrist erst mit der Erstellung der Bilanz zu laufen beginnt, das wäre vermutlich gleichbedeutend mit der Abgabe der Steuererklärung? Andere sagen ausdrücklich "Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente gilt unabhängig vom Steuerbescheid". Also könnte man sie doch eher wegwerfen? Und dann gibt es auch noch die Festsetzungsfrist von vier Jahren, die wäre dann aber auch schon abgelaufen.

  4. #4
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    Huhu :-)

    Das ist so nicht ganz richtig @ Tante.

    Die steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen sind geregelt in § 147 der Abgabenordnung ( AO ).

    Die dort in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt.

    Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

    Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

    Die Festsetzungsfrist ist in den § 169 bis 171 der Abgabenordnung geregelt.

    Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuer entstanden ist oder eine bedingt entstandene Steuer unbedingt geworden ist.

    Aber Abweichend von Absatz 1 beginnt die Festsetzungsfrist, wenn

    1.eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen oder eine Anzeige zu erstatten ist, mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung, die Steueranmeldung oder die Anzeige eingereicht wird, spätestens jedoch mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist, es sei denn, dass die Festsetzungsfrist nach Absatz 1 später beginnt,
    2.eine Steuer durch Verwendung von Steuerzeichen oder Steuerstemplern zu zahlen ist, mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem für den Steuerfall Steuerzeichen oder Steuerstempler verwendet worden sind, spätestens jedoch mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuerzeichen oder Steuerstempler hätten verwendet werden müssen.

    Die Aufbewahrungsfrist ist also in jedem Falle unabhängig von der Frage, wann der Steuerbescheid erlassen wurde...

    Die Steuerfestsetzungsfrist beträgt nach § 169 Abs. 2 S. 1 AO, wenn es sich nicht um eine Steuerhinterziehung o. Ä. handelt

    -ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen,
    -vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 4 Nr. 10 und 11 des Zollkodexes sind.

    Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf aber zehn Jahre, soweit eine Steuer hinterzogen, und auf fünf Jahre, soweit die Steuer leichtfertig verkürzt worden ist (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO, Anwendungserlass zu AO (AEAO) § 169 Ziff. 2).

    Eventuelle Ablaufhemmungen sind zu beachten.


    Die Anknüpfung der Aufbewahrungsfrist an die Festsetzungsfrist führt also zu nicht unbeachtlichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Terminbestimmung für die Vernichtung der Unterlagen. Nach dem BMF-Schreiben vom 25.10.1977, IV A 7 - S 0317 - 23/77 müssen nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 S. 1 AO genannten Aufbewahrungsfristen, unabhängig vom Lauf der Festsetzungsfristen, die Unterlagen noch aufbewahrt werden, wenn und soweit sie

    -für eine begonnene Außenprüfung,
    -für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
    -für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
    -für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
    -zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

    von Bedeutung sind.

    Damit können Unterlagen beispielsweise aus steuerlicher Sicht nach Abschluss einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) und wenn kein Rechtsbehelfsverfahren (Widerspruch) eingeleitet worden ist und die oben aufgeführten Tatbestände nicht gegeben sind, vernichtet werden, auch wenn die Festsetzungsfristen der diese Unterlagen betreffenden Steuern noch nicht abgelaufen sind.

    Das heisst natürlich nicht, dass noch andere als steuerliche Aufbewahrungsfristen einschlägig sein können :-)


    lg, jive

  5. #5
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    Hallo und vielen Dank. Den letzten ausführlichen Beitrag versuche ich jetzt mal derart zu verallgemeinern, daß die zehnjährige Aufbewahrungsfrist in der Regel mit Ende des Kalenderjahres zu laufen beginnt, indem die Steuererklärung eingereicht wurde (=letzte Eintragung).
    Nun wird aber ab 2013 diese Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt. Wenn man mal die Suchmaschinen mit den Begriffen "Aufbewahrungsfrist" und "Mogelpackung" füttert, gerät man an einen Beitrag, in dem zum einen steht "weil die Verjährungsfrist bei Steuerhinterziehung „erst mit Bekanntgabe des (ersten) unrichtigen Steuerbescheides" beginne". Also würde (falls das überhaupt stimmt) die Aufbewahrungsfrist doch nicht so ganz unabhänig sein von der Frage, wann der Steuerbescheid erlassen wurde.
    Zum anderen würde damit das Gesetzes-Chaos noch größer. Man muß die Unterlagen also nur 8 Jahre aufbewahren, sollte einem aber z.B. vor 9 Jahren ungerechtfertigt Steuerhinterziehung unterstellt werden und man kann das mangels Unterlagen nicht mehr entkräften, hat man Pech gehabt? Also trotz Fristverkürzung sicherheitshalber alles 10 Jahre aufbewahren. Oder wie ist das nun gemeint?

  6. #6
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    Zitat Zitat von Neuling Beitrag anzeigen
    Hallo und vielen Dank. Den letzten ausführlichen Beitrag versuche ich jetzt mal derart zu verallgemeinern, daß die zehnjährige Aufbewahrungsfrist in der Regel mit Ende des Kalenderjahres zu laufen beginnt, indem die Steuererklärung eingereicht wurde (=letzte Eintragung).
    Genau das stimmt eben nicht.
    Wie von @Jive sehr gut (!) beschrieben hängt die Aufbewahrungsfrist vom Eintritt der Festsetzungsverjährung ab.
    Ist diese nicht eingetreten (z.B. Ablaufhemmung oder verlängere Frist durch Steuerhinterziehung) dürften die Unterlagen nicht vernichtet werden.

    Ob die Frist 8 oder 10 Jahre beträgt ändert daran grundsätzlich erstmal nichts.
    D.h. Chaos nach wie vor.

  7. #7
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    vielen Dank, aber nun nun verstehe ich gar nix mehr :-( Also mal einzeln:

    Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuer entstanden ist oder eine bedingt entstandene Steuer unbedingt geworden ist.
    also 8 bzw. 10 Jahre ab 31.12. des betreffenden Jahres, indem die Steuer entstanden ist.

    Aber Abweichend von Absatz 1 beginnt die Festsetzungsfrist, wenn

    1.eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen oder eine Anzeige zu erstatten ist, mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung, die Steueranmeldung oder die Anzeige eingereicht wird, spätestens jedoch mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist, es sei denn, dass die Festsetzungsfrist nach Absatz 1 später beginnt,
    2.eine Steuer durch Verwendung von Steuerzeichen oder Steuerstemplern zu zahlen ist, mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem für den Steuerfall Steuerzeichen oder Steuerstempler verwendet worden sind, spätestens jedoch mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuerzeichen oder Steuerstempler hätten verwendet werden müssen.
    Also doch erst bei Abgabe der Erklärung. Das ist in der Regel später, als die Steuer entstanden ist. Somit also doch 8 bzw. 10 Jahre ab Abgabe zum Jahresende. Punkt 2 verstehe ich nicht, kann mit Steuerzeichen/ Steuerstemplern nichts anfangen, ich und alle die ich kenne zahlen immer durch Banküberweisung oder Abbuchung.

    Die Verlängerung durch angebliche Steuerhinterziehung verstehe ich immer noch nicht. Man muß also immer damit rechnen, daß einem (ungerechtfertigt) eine Steuerhinterziehung (und sei es bei Gewissenhaften auch nur ein Euro) unterstellt werden könnte und die Unterlagen deshalb trotz 8 jähriger Aufbewahrungsfrist sicherheitshalber immer mind. 10 Jahre aufbewahren? Bzw. die 10 Jahre gelten erst dann, wenn ein Gericht die Steuerhinterziehung endgültig festgestellt hat und man diese mangels Unterlagen nicht zuvor entkräften konnte?

    Nach dem BMF-Schreiben vom 25.10.1977, IV A 7 - S 0317 - 23/77 müssen nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 S. 1 AO genannten Aufbewahrungsfristen, unabhängig vom Lauf der Festsetzungsfristen, die Unterlagen noch aufbewahrt werden, wenn und soweit sie

    -für eine begonnene Außenprüfung,
    -für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
    -für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
    -für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
    -zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

    von Bedeutung sind.
    Muß ich zur Klarstellung auch noch mal durchgehen. Also man wirft die Unterlagen weg, da 10 Jahre abgelaufen und eine Woche später kommt eine Außenprüfung, Ermittlung oder ein Rechtsbehelfsverfahren wird eingeleitet -> Pech fürs FA? Nur andersherum darf man es natürlich nicht machen.
    Auf fast jedem Bescheid steht vorläufig lt. §165AO. Also muß man jetzt einzeln prüfen, wann diese Klagen abgearbeitet sind. Dies sollte aber in aller Regel nach Ablauf 10 Jahren wohl der Fall sein? Also länger als 10 Jahre zum Ablauf des Jahres kann es ab Abgabe der betreffenden Erklärung im Normalfall eigentlich nicht dauern und man ist mit dieser Aufbewahrungszeit auf der sicheren Seite? Oder habe ich wieder etwas falsch verstanden?
    Aber Sie haben Recht - daß Chaos wird immer größer...

  8. #8
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    Wo liegt genau das Verständnisproblem? Die ganzen AO Grundlagen können wir hier jetzt schlecht durchgehen.

    Zitat Zitat von Neuling Beitrag anzeigen
    Also doch erst bei Abgabe der Erklärung. Das ist in der Regel später, als die Steuer entstanden ist. Somit also doch 8 bzw. 10 Jahre ab Abgabe zum Jahresende.
    Es gibt die Aufbewahrungsfrist nach §147 AO und die Festsetzungsfrist nach §§169 AO.
    Bei der Festsetzungsfrist sind noch diverse Anlauf- und Ablaufhemmungen zu beachten.

    Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres (§147 (4) S.1 AO) und endet gem. §147 (4) S.3 AO nicht vor Eintritt der Festsetzungsverjährung (deren Bestimmung je nach Sachverhalt nicht immer einfach ist).
    Quasi eine Ablaufhemmung für die Aufbewahrungsfrist.

    Für Steuerhinterziehungen gibt es nochmal eine Rückausnahme. Die dadurch verlängerte Festsetzungsfrist schlägt nicht auf die Aufbewahrungsfrist durch.
    Das ist meiner Meinung nach auch sinnvoll.

    Zitat Zitat von Neuling Beitrag anzeigen
    Punkt 2 verstehe ich nicht, kann mit Steuerzeichen/ Steuerstemplern nichts anfangen, ich und alle die ich kenne zahlen immer durch Banküberweisung oder Abbuchung.
    Steuerzeichen sind auf bestimmten Gütern (z.B. Tabak).
    Hat jetzt nicht die praktische Bedeutung für Privatpersonen.

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